Projektek menedzselése, koordinálása nem rutinfeladat. Különösen igaz ez, ha olyan Európai Uniós projektről van szó, amelynek a megvalósításában több különböző országban működő intézmény, szervezet vesz részt. Cikkünkben áttekintjük a nemzetközi projektek sikeres végrehajtását segítő projektmenedzsment eszközöket és azok használatát.

A nemzetközi projektek végrehajtása során kiemelt szerepe van a főpályázónak vagy más néven koordinátornak, mivel a támogatási szerződésben ő a szerződő fél, ő felelős a projekt megvalósításáért és a disszeminációért, valamint neki utalják a támogatási összegeket. Fontos feladata a partnerek koordinációja annak érdekében, hogy a projekt elérje a kitűzött célokat, ami jelenti a szakmai eredményeket ugyanúgy, mint a támogató számára benyújtott beszámolókat és pénzügyi elszámolásokat.

Egy nemzetközi projektre tekinthetünk akár úgy is, mint egy jó hosszú, akár több éves tanulmányútra, amelyben a koordinátor a túraszervező és -vezető. A továbbiakban áttekintjük, hogy egy ilyen hosszú utazás előtt és alatt várhatóan milyen kihívásokkal kell szembenézni.

Úti cél

Elsőként mindig azt érdemes tisztázni, hogy mik a projekt célkitűzései, hová szeretnénk eljutni. A projektek megvalósításában rendszerint három szakterületet szoktak megkülönböztetni, a cél esetükben ugyannak a projektnek más és más vetülete. A szakmai megvalósítók feladata a projekt szakmai tartalmának kidolgozása, az ő céljuk a projektben vállalt indikátorok teljesítése (ők a felelősök a tanulmányút szakmai programjáért). A pénzügyi munkatársak feladata a projekt pénzügyi végrehajtása, az ő céljuk a szabályszerű pénzügyi dokumentáció és az elszámolások összeállítása (ők kezelik az út során a kasszát). A projektmenedzsment feladata, hogy összehangolja a végrehajtásban részt vevő szereplők munkáját annak érdekében, hogy a projekt megvalósítsa az összes kitűzött célját és a projekt dokumentációja az elvárt minőségben rendelkezésre álljon (a túravezető).

Útitársak

Ha hosszú utazásra vállalkozunk, gondosan kell kiválasztani az útitársainkat, mivel sokáig együtt kell velük haladnunk, és időben kell megérkeznünk velük a kitűzött célhoz. Nem könnyű feladat, mivel nyelvi, kulturális, jogi, elszámolási, adózási és egyéb különbségeket kell tudnunk kezelni.

Fontos kérdés, hogy már a kezdetektől vonjuk be a partnereket a projekt megtervezésébe, kialakításába, és a lehető legtöbb kérdést (ki milyen feladatot végez, mekkora összegű forrást kap stb.) tisztázzunk velük és írásban rögzítsük. A pályázat sikere esetén ajánlott a projekt végrehajtására vonatkozó, minden partner által elfogadott közös szabályrendszer (projekt kódex) kidolgozása és rendszeres felülvizsgálata.

A partnerek motiválása

A projekt végrehajtása során kiemelt jelentőséggel bír a kommunikáció. A projektvégrehajtás kezdetétől világosan jelezzük az elvárásokat az egyes partnerek felé: mikorra milyen tartalmú szakmai, pénzügyi vagy egyéb terméket (outputot) várunk tőlük. Ha tudunk, küldjünk nekik mintadokumentumokat, részletes leírásokat az elvárt termékre vonatkozóan. A partner által elkészített terméket rövid határidőn belül ellenőrizzük le, és jelezzük a szükséges korrekciós igényeket új határidő kitűzésével, de azt is, ha az átvett anyagot megfelelőnek ítéljük. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a pozitív motiváció, a segítő, támogató hozzáállás, a konstruktív kritika megfogalmazása működik a leghatékonyabban a partnerekkel való kapcsolattartás terén.

A partnerekkel rendszeres egyeztetésre van szükség, tudatosítani kell bennük, hogy egy hajóban ülünk, és akkor leszünk sikeresek, ha mindenki azonos irányban húz. A projekt céljaival való érzelmi azonosulás növeli az elkötelezettséget, és így általában jobb eredményre sarkallja a partnereket. Segítenünk kell a partnerek azonosulását a projekttel többek között azzal, hogy az ő kérdését, problémáját sajátunkként kezeljük, és törekszünk a megoldásra a lehető legrövidebb időn belül. A tudomásunkra jutott információkat minél előbb osszuk meg a partnerekkel.

A legkörültekintőbb előkészítés ellenére is előfordulhat, hogy lesz olyan partner a csapatban, aki kevésbé aktív, nehezebben motiválható vagy nehezen elérhető a kommunikációs csatornákon. Ráadásul gyakran előfordul az is, hogy a partnerintézményeknél személyi változás történik, és emiatt új kollégának kell felvennie a fonalat. Annak érdekében, hogy ezeket a helyzeteket megfelelően tudjuk kezelni, célszerű felmérni egyenként a partnerekkel kapcsolatos kockázatokat, és együttműködési stratégiát kialakítani. Ne feledjük: a lánc mindig a leggyengébb részénél szakad el, ezért a problémás partnerekkel való együttműködésre fokozott figyelmet kell fordítanunk. A megoldás abban rejlik, hogy időben feltárjuk a kockázatokat, és megelőzzük a nagyobb problémák kialakulását.

Mit tehetünk abban az esetben, ha problémánk adódik valamelyik partnerrel? Mindenekelőtt próbáljuk meg azonosítani, hogy mi a probléma forrása, pl. információhiány, túlterheltség, szakértelem, hozzáértés hiánya vagy hozzáállásbeli hiányosságok. Ha feltártuk az alapvető oko(ka)t, rendszerint könnyebb a megfelelő megoldás(oka)t kiválasztani. Információhiány valamint szakértelem, hozzáértés hiánya esetén képzéssel, tudásmegosztással javíthatunk a helyzeten, túlterheltség esetén felajánlhatjuk a segítségünket vagy kérhetjük a partnert, hogy próbálja meg egy munkatársát bevonni a projektbe. A legnehezebb kérdés jellemzően a partner nem megfelelő hozzáállása, amikor minden erőfeszítésünk és támogatásunk ellenére nem működik a munkakapcsolat. Ilyen esetben célszerű a partnerszervezet vezetőjének értesítése a kialakult helyzetről, és javaslattétel a személycserére. Amennyiben ez a megoldás sem működik, meg kell fontolni azt a lehetőséget, hogy az adott partner nélkül folytassuk az utazásunkat.

Útiterv

Az utazás akkor kezdődik, amikor a támogató jóváhagyja a pályázatot és a felek aláírják a támogatási szerződést. Ez az az időpont, amikor először van szükség részletes munkaterv (útiterv) kidolgozására. Miből induljunk ki a munkaterv készítésekor? Természetesen a célokból. Vizsgáljuk meg, hogy milyen vállalásokat, előírásokat tartalmaz az elfogadott pályázat, a támogatási szerződés, valamint a beszámoló sablon. Ezekből a dokumentumokból levezethetjük azokat a konkrét feladatokat, amelyeket végre kell hajtanunk.

Jelöljünk ki mérföldköveket: határozzuk meg, hogy adott időpontig milyen részcélokat akarunk teljesíteni. Fontos, hogy a részcélok egyértelműen mérhetőek legyenek. A sikerkritériumok kijelölése is fontos: pontosan milyen mértékű teljesítmény esetén tekintjük teljesítettnek a célt. Az egyes feladatokhoz rendeljünk felelősöket és határidőket. A határidők kijelölése esetén tartsuk szem előtt, hogy a felelős várhatóan mennyire pontosan teljesít, mindenképpen legyen valamennyi ráhagyás.

A munkaterv elkészítése sohasem egyszeri feladat. Rendszeresen mérni kell az elvégzett feladatokat, az eredményeket össze kell vetni a tervvel, az eltéréseket ki kell értékelni, szükség esetén el kell végezni a korrekciós intézkedéseket és újra kell tervezni.

Milyen munkatervet használjunk? Mivel a pályázatban kötelező elkészíteni a GANTT diagramot, célszerű ezt a táblázatot kiegészíteni az egyes feladatok erőforrásigényével, a költségekkel, és a HR tervvel: a résztvevők és a feladat elvégzéséhez szükséges idő (nap, óra) kijelölésével. Ezt az eszközt a projekt végrehajtása során folyamatosan használni tudjuk, és a partnerek számára is egyszerű, áttekinthető módon tudjuk bemutatni, hogy hol járunk.

Térkép vagy GPS?

Az utazáshoz szükség van olyan eszközökre, amelyek segítséget nyújtanak abban, hogy ne tévedjünk el. A projektmenedzsment esetén is ugyanez a helyzet. Fontos kérdés már a kezdeteknél, hogy a partnerek milyen eszközt preferálnak, hajlandóak és képesek-e a korszerű informatikai eszközöket használni (GPS) vagy inkább a hagyományos megoldásokra kell hagyatkoznunk (térkép). A projektmenedzsmentet támogató informatikai eszköz kiválasztásánál mindig tartjuk szem előtt, hogy a szoftver annyit ér, amennyire használják. A legmodernebb eszköz is céltalanná válik, ha a közreműködők nem használják.

Milyen eszközöket javaslunk? Kiindulópontként mindenképpen javasolt a Google Drive és Naptár funkciójának alkalmazása, emellett a Facebook csoport kialakítása is gyakran jól működő megoldás. Mivel a személyes találkozás sokszor nem megoldható, szükség van költségkímélő telefonálási lehetőségre, mint például a Skype, a Viber vagy a Whatsapp.

A projektmenedzsment egyik kulcsterülete a teljes körű, naprakész dokumentáció. Ehhez nyújt segítséget a közös tárhely, amelynek a használatát kötelezővé kell tenni, és a használat módját (ki módosíthat, ki törölhet stb.) írásban szabályozni kell. Ezen a téren is léteznek ingyenesen vagy alacsony költséggel elérhető megoldások, mint például a Dropbox vagy a OneDrive.

Abban az esetben, ha úgy ítéljük meg, hogy a társaság alkalmas arra, hogy közös projektmenedzsment szoftvert használjunk, erre is van lehetőség ingyenesen vagy alacsony költség mellett, például a Bitrix24, a JoinMe vagy az ASANA programok révén.

Eltévedtünk? Újratervezés…

A projekt végrehajtása során mindig tartsuk szem előtt, hogy milyen célok elérését vállaltuk, milyen keretösszegből gazdálkodhatunk, milyen határidőn belül kell céljainkat megvalósítanunk és milyen szabályokat kell betartanunk.

Ha kérdésünk van, elsőként próbáljuk megtalálni a választ a támogatási szerződésben. Ha nem találunk megfelelő választ, tegyük fel a kérdést a támogatónak. A kapott választ mindig osszuk meg a partnerekkel is.

Ha úgy ítéljük meg, hogy letértünk az előzetesen kijelölt útról, mérlegelnünk kell, hogy milyen beavatkozásra, újratervezésre van szükség. A kulcskérdés mindig az, hogy a tervezett módosítás megvalósítható-e a támogatási szerződés keretein belül vagy szükség van annak módosítására. Ha az utóbbi eset merül fel, minél előbb egyeztessünk a támogatóval annak érdekében, hogy időben kialakulhasson a közös megoldás, amely révén eljuthatunk utazásunk céljához.

 

BARNA VIKTOR

szakértő,tréner

Utolsó módosítás: 2016.12.12.